با نگاهی به تاریخ فعالیت های مالی و اداری طی سالهای اخیر متوجه خواهید شد تقاضای بازار جهانی برای استفاده از برنامه erp در جهت تسهیل فرآیندهای سازمانی رشد معناداری داشته است. طی مطالعات و بررسی های انجام شده در زمینه ارائه راهکارهای افزایش سود بازدهی مالی و عملکرد منابع سازمانی، نتایج نشان می دهد یکی از عوامل تاثیرگذار در این فرآیند، برقراری ارتباط و مدیریت صحیح فرآیندهای درون و برون سازمانی با نرم افزار erp می باشد.
برنامه های erp به عنوان ابزار مدیریتی با فراهم کردن یکپارچگی بین اطلاعات مالی و منابع انسانی و همچنین شناسایی عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی نرم افزار erp مانع از ایجاد خسارت های جبران ناپذیر در سازمان های ایرانی شده است. با این توصیفات و درجه اهمیتی که درباره erp در سازمان ها مطرح شد، اما متاسفانه حدود 13.7% از مدیران از خود می پرسند برنامه erp چیست. در جواب این تعداد اندک از مدیران در تعریف erp اینگونه می توان بیان کرد که، یک نرم افزار مدیریت فرآیندی برای یکپارچه کردن عملکردهای مهم کسب و کار می باشد که مدیریت موجودی، حسابداری و … بسیار ساده و موثر در erp مدیریت می شود.
سه دلیل استفاده از erp و نتایج آن در منابع مالی و اداری
مزایای erp به قدری با سرعت موجب تغییر و تحول مدیریت اطلاعات شده است که در بسیاری از سازمان های کوچک و بزرگ پیشرفت و بهبود مالی چشمگیری گزارش شده است. erp در حالی با سیستم های سنتی جایگزین شده است که با آخرین راهکارهای فناوری اطلاعات در بهبود بهره وری سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی erp تاثیرات موفقیت آمیزی داشته است. حالا اینکه چرا و چگونه همه سازمان ها می توانند به این موفقیت و بهبود برسند در ادامه بررسی خواهیم کرد.
1- یکپارچه سازی بخش اداری و مالی
در تحقیقاتی که از استفاده کنندگان erp انجام شده یکی از برترین مزایای استفاده از نرم افزار erp ، یکپارچگی کامل بین همه اجزاء و واحدهای سازمان بوده است. به طور مثال شما کالایی را برای نگهداری در انبار خریداری می کنید. یکپارچگی در ابزار erp موجب می شود تمام مراحل از سفارش، خرید و ارسال مرسوله تا ورود به انبار، ثبت مشخصات و ثبت اسناد حسابداری در کمترین زمان و با دقت انجام شده و ارتباطات انسانی کارمندان واحدها به درستی و بهینه انجام می گیرد.
2- افزایش بهره وری و دسترسی موثر به بخش های سازمان
برای به حداقل رساندن اتلاف وقت، دسترسی موثر و ساده به اطلاعات بخش های مختلف سازمان می تواند موثر و از تاخیرات غیر لازم می کاهد و با ارتباط دادن یکپارچه اطلاعات واحدهای مالی، اداری و انسانی بهره وری کارکنان بهتر می شود. در یک سیستم نرم افزاری erp امکان دسترسی به فعالیت های واحدهای مختلف به صورت یکپارچه و با قابلیت های پشتیبانی از فناوری اطلاعات موجب افزایش کارایی سازمان در بخش مالی و انسانی به عنوان دو واحد مهم سازمانی می شود.
3- راه حل های هاست ابری مبتنی بر erp
هاست مبتنی بر ابر به عنوان راهکار ایمنی و به دور از سرورهای خاص و درایوهای فیزیکی برای ذخیره اطلاعات انتخاب بسیاری از سازمان ها است. erp با در نظر گرفتن فرآیند هاست ابری در طراحی خود، امنیت داده ها را تامین و هزینه های ذخیره سازی فیزیکی اطلاعات را به حداقل می رساند. رایانش ابری تاثیر عمیقی بر انعطاف پذیری سیستم erp گذاشته است و در هم سو شدن کسب و کار با فناوری های نو، تاثیرگذاری بالایی داشته است. تا جایی که سازمان ها می توانند با صرف هزینه برای خرید نرم افزار erp مبتنی بر امکان مجازی سازی در پیشرفت سازمان سرمایه گذاری استانداردی انجام دهند.