چرا سیستم بایگانی الکترونیکی در سازمانها اهمیت بالایی دارد؟
چند بار تلاش کرده اید تا اسناد و اطلاعات را بدون نگرانی بایگانی کنید؟ در طول قرن گذشته بایگانی اسناد در دفتر کار سنتی به طور چشمگیری تغییر کرده و بسیاری از شرکت ها هنوز در دنیای بایگانی کاغذی گیر کرده اند. در حالی که فن آوری های جدید مانند ارتباطات راه دور، کامپیوتر، اینترنت و بسیاری دیگر باعث بهبود بایگانی اداری می شود. در سیستم بایگانی سنتی برآورد شده است که 80 درصد از کل اطلاعات کسب و کار صرفاً بر روی کاغذ ذخیره می شود و 7٪ از تمام اسناد از دست رفته و 3٪ از باقی مانده اسناد دارای اشتباه می باشد.
کارمندان بایگانی 5 تا 15 درصد وقت خود را صرف خواندن اطلاعات و 50 درصد را صرف بررسی اسناد می کنند، در حالی که نرم افزار آرشیو اسناد یک راه حل مدیریتی خاص و یک ابزار قدرتمند صرفه جویی در وقت برای شرکت شما است و باعث کاهش ناامیدی کارمندان در جستجوی بی پایان اسناد غیر سازماندهی شده و کنترل دسترسی به کاربران مختلف می شود. در نهایت هنگامی که یک سیستم مدیریت بایگانی الکترونیکی اسناد مناسب در یک سازمان مستقر می شود، بازده عملیاتی، کیفیت کار، کارمند و رضایت مشتری به وضوح قابل مشاهده است.