اطلاعات برای مدیران یک منبع اصلی و با ارزش است و سیستم های اتوماسیون اداری به عنوان سیستم جهانی به شکل ها و جریانات گوناگون در جهت بهبود ارتباطات سازمانی اهمیت به سزایی دارد. در نهایت ظهور تکنولوژی و مفاهیم جدید و امکان استفاده از اینترنت در نسل سوم اتوماسیون اداری موجب طراحی و پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با بالاترین کیفیت شد تا مدیران بتوانند از هر نقطه و در هر زمان از اطلاعات سازمان خود مطلع شوند. در حال حاضر در سراسر دنیا و حتی ایران به دلیل قابلیت ها و مزایای فراوان وب، تمام نرم افزارهای اداری و سازمانی به جای سیستم عامل، به کاملترین شکل با امکانات منحصر به فرد اتوماسیون اداری تحت وب می توانند تمام فرآیندهای سازمانی، پیگیری کارها، مکاتبات و … را با سرعت بالا و امنیت پاسخگو باشند. در ادامه بیشتر با مزایای اتوماسیون اداری تحت وب آشنا خواهید شد.
اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟
اینکه در سازمانی از مدیریت گرفته تا پرسنل بپذیرن که دیگر روشهای قدیمی پاسخگوی نیازهای اتوماسیون اداری نیست و برای موفقیت و یکپارچگی اطلاعات باید از ظرفیتها و روشهای جدید همچون برنامه اتوماسیون اداری با کاربری وب استفاده کنند موجب می شود شاهد مدیریت بهتر و نظم در کارهای خود بشوند. سازمان ها به راحتی می توانند شاهد حذف محدودیت های سخت افزاری و حذف کاغذ بازی باشند چرا که در اتوماسیون اداری تحت وب محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد و این خود مهمترین ویژگی تحت وب بودن اتوماسیون اداری می باشد و به راحتی می توان حتی خارج از ساعت کاری به انجام و بررسی برخی از کارهای اداری دسترسی داشت. تحت وب بودن اتوماسیون اداری به ساده ترین حالت ممکن در هر شرایطی و از همه جا به دلیل پرتابل بودن و خودکار سازی فرآیند مکاتبات اداری، موجب سرعت و تسهیل ثبت و دسترسی به بایگانی نامه ها می شود و در نهایت شاهد یک سیستم اتوماسیون اداری منسجم با طراحی کارآمد و بهینه عملیات اداری خواهیم بود.
مزایای تحت وب بودن اتوماسیون اداری چیست؟
بررسی های انجام شده در بیشتر شرکت ها حکایت از آن دارد که با توجه به نیاز و استانداردهای هر سازمان اتوماسیون تحت وب جهت ارایه به موقع پاسخ به طرف های تجاری و غیرتجاری و جهت تسهیل در مدیریت و دسترسی به مکاتبات موجب پیشرفت چندین برابری سازمانها شده است. در هر کجا که باشید تنها با دسترسی به اینترنت و رعایت اصول ایمنی به راحتی می توانید به پرتال اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشید و از دیگر مزایای اتوماسیون اداری تحت وب بهره مند شوید. به طور کلی مزیت های اتوماسیون شامل موارد زیر می باشد :
– مدیریت اسناد و نامه های الکترونیکی
– شماره دهی اتوماتیک اسناد
– جستجوی پیشرفته بر اساس پارامترهای تعریف شده
– یادآوری وظایف و جلسات
– تعریف محدوده مجاز دسترسی و اجرای عملیات کاری
– امکان دریافت و ارسال ایمیل
– امکان تعریف امضاء دیجیتال بر اساس سطح دسترسی به نامه و …
اما نباید فراموش کرد که به صورت کاربردی مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به دو دسته زیر تقسیم می شود:
مزایای مستقیم اتوماسیون اداری
مزایایی که بر روی نقدینگی شرکت تاثیر مستقیم دارند و قابل اندازه گیری هستند و همچنین باعث صرفه جویی در زمان انجام کار و افزایش بازدهی خروجی می شود، جزء مزایای تحت وب اتوماسیون اداری محسوب می شوند و به صورت مستقیم در نرم افزار اتوماسیون اداری محسوب می شوند و به صورت مستقیم شامل مزایای زیر می باشد :
– افزایش کیفیت انتقال و ارتباط اطلاعات
– کاهش فعالیت های مازاد نظیر نگهداری و بایگانی اسناد
– کاهش فعالیت های غیر ضروری
– افزایش امنیت و صحت اطلاعات
– کنترل بهتر بر روی انجام کار با وجود تقسیم کار
– حداقل کار برای تبدیل اطلاعات به فرمت های تصویری و نوشتاری
– مدیریت بهتر پرسنل به کمک امکاناتی نظیر گردهمایی و کنفرانس از راه دور
مزایای غیر مستقیم اتوماسیون اداری
بر خلاف بررسی نتایج کوتاه مدت در مزایای مستقیم اتوماسیون اداری، مزایای اتوماسیون اداری تحت وب بطور غیر مستقیم غیر کمی می باشد و نتایج سودآوری و رشد آن به صورت بلند مدت بررسی و موجب غنی شدن سازمان می شود. از دیگر مزایای غیر مستقیم اتوماسیون اداری تحت وب می توان اشاره کرد به :
کاهش وابستگی جهت امور ارتباطی به سازمان های دیگر
افزایش کنترل و نظارت بر انجام کار بین سازمانی
مشاهده افزایش رضایت شغلی کارکنان
ارائه خدمات در اسرع وقت و رضایت مشتریان
افزایش رقابت و عکس العمل به فرصت ها و فشارها