نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک راهکار جامع با کاهش خطاهای مکاتبات اداری موجب آسان تر کردن این فرآیند شده است و به کمک سیستم و نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در هر زمان از هر کجای دنیا می توان به صورت لحظه ای و آنی به تمام مستندات و مکاتبات دسترسی داشت.
پیش از اینکه وارد مقوله نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شویم، ابتدا لازم است که اشاره ای به مشکلات و چالش هایی که نامه نگاری سنتی در بروکراسی های اداری شرکت ها و سازمان ها بوجود می آورد داشته باشیم.
از قرنها پیش نامه نگاری از مهمترین ابزار ارتباطی بین آدمها بوده است و بر خلاف شیوه های امروزی در مکاتبات، نامه های اداری بسیار خشک و رسمی و با حداکثر زمان نوشتن و ارسال بوده است.
از آنجایی که نامه نگاری می تواند بر افزایش کارایی سازمان و شرکتها اثر بخشی مثبت داشته باشد، مکاتبات اداری به صورت الکترونیک در روشهای جدید و مکانیزه با وجود نرم افزار اتوماسیون اداری نتایج مثبت در عملکرد سازمانها داشته است.